هیچ شکی نیست که با وجود فناوری‌ها و نوآوری‌های جدید طراحی اتاق کنفرانس آن هم به شکل مدرن و راحت بیش از هر زمان دیگری اهمیت پیدا کرده است؛ چراکه در این محیط‌ها تبادل اطلاعات، تصمیم‌گیری‌های مهم و ارتباطات موثر انجام می‌شود. طراحی اتاق کنفرانس مدرن و راحت، نه تنها به فرآیندهای تصمیم‌گیری و همکاری سرعت می‌بخشد، بلکه تاثیر مستقیمی روی خلاقیت، تفکر و همکاری گروهی و افزایش بهره‌وری دارد.
داشتن یک فضای مناسب همراه با امکانات مورد نیاز برای تک تک افراد شرکت کننده در این فضا اهمیت بسیاری دارد. از این جهت برای طراحی این فضا چندین نکته‌ی مهم و اصولی باید رعایت شود که در این بخش به مهم‌ترین آنها می‌پردازیم.
۱ – ابعاد اتاق کنفرانس
ابعاد اتاق کنفرانس مهم‌ترین عامل تعیین کننده و تاثیرگذار در طراحی محسوب می‌شود. طراحی اتاق کنفرانس بسته به میزان فضای موجود می‌تواند متفاوت باشد و از طرفی طرح متناسب برای آن باید به صورتی باشد که در آن تمام قواعد و اصول رفت و آمد و نشستن افراد به صورت استاندارد اجرا شود تا مزاحمتی برای دیگر افراد شرکت‌کننده در این بخش ایجاد نشود.
توجه داشته باشید که هر چه ابعاد و اندازه‌ی اتاق کنفرانس بزرگتر باشد دست طراحان داخلی برای استفاده از مبلمان بزرگتر و قرار دادن امکانات بیشتر در این فضاها بازتر خواهد بود البته در غیر این صورت راه‌های دیگر و سبک مینیمال می‌تواند راهگشا باشد.
| تعداد نفرات | حداقل ابعاد اتاق کنفرانس |
| 6-8 | 21 متر مربع |
| 8-10 | 24 متر مربع |
| 10-12 | 26 متر مربع |
| 10-12 | 27 متر مربع برای میز بزرگتر |
۲ – سبک اتاق کنفرانس
برای طراحی اتاق کنفرانس سبک‌های متفاوتی وجود دارد. رایج ترین میز کنفرانس مستطیل شکل است با صندلی‌هایی که در چهار طرف آن قرار می گیرد، ولی با توجه به ابعاد فضا و تعداد شرکت‌کننده در این فضا، می توان از فرم U شکل یا طرح‌های دوار برای میز کنفرانس استفاده کرد. با توجه به تقاضا و سلیقه عموم مردم، سبک طراحی مدرن برای اتاق کنفرانس که اصولا به صورت مینیمال انجام می‌شود می‌تواند سبک مناسبی برای این فضا باشد.
۳ – تجهیزات اتاق کنفرانس
قبل از طراحی و ساخت یک اتاق کنفرانس، باید بدانید که چه فناوری و تکنولوژی را برای استفاده در نظر دارید. به طور مثال ممکن است در یک اتاق کنفرانس کوچک، سیستم صوتی و تصویری بزرگ یا مانیتور و میکروفون نیاز نباشد، ولی با افزایش تعداد شرکت‌کننده‌ها برای ایجاد نظم بیشتر و به رخ کشیدن وجه‌ی شرکت، وجود این امکانات برای نمایش دادن تصاویر یا گفتگوی مناسب و قابل شنیدن برای سایر حضار مهم است.
فراموش نکنید که حل قرارگیری هر کدام از این تجهیزات و فاصله‌ی آنها از یکدیگر برای رعایت کردن استانداردها و همچنین استفاده از تجهیزات با کیفیت و حرفه‌ای برای بالا بردن سطح دوام اتاق کنفرانس باید برای هر شرکتی مهم باشد.
۴ – نورپردازی در طراحی اتاق کنفرانس
اتاق کنفرانس باید روشن باشد تا حاضرین بتوانند همدیگر را به راحتی مشاهده کنند، ولی این را نیز باید در نظر گرفت که در صورت لزوم باید شدت روشنایی‌های طبیعی و مصنوعی کاهش داد تا بدین صورت امکان استفاده از مانیتورها یا صفحات نمایش دیگر، برای حضار فراهم شود، از این جهت طراحان داخلی ترجیح می‌دهند تا با استفاده از نورپردازی‌های متفاوت کنترل شدت روشنایی این فضاها را در دست بگیرند.
وجود پنجره و استفاده از نور خورشید، یک امتیاز مهم برای هر فضای داخلی محسوب می‌شود ولی در طراحی سالن کنفرانس، استفاده از سیستم‌های هوشمند برای افزودن و یا کاستن روشنایی طبیعی آن شدیدآٌ توصیه می‌شود.
۵ – سیستم اکوستیک در اتاق کنفرانس
یکی از عمده‌ترین تفاوت‌های اتاق کنفرانس با دیگر فضای داخلی هر شرکتی، وجود سر و صدا و ازدحام افراد است. برای داشتن چنین فضایی، استفاده از کفپوش و متریال مناسب برای دیوارها در جهت جذب صدا و کاهش آلودگی صوتی بسیار حائز اهمیت است.
استفاده از عایق‌های صوتی برای کاستن از آلودگی یکی از مواردی است که باید برای این اتاق‌ها در نظر گرفت؛ البته وجود آنها می‌تواند در ابعاد فضا و ضخامت دیوارها تاثیر بسیار بگذارد.
6. انتخاب رنگ
رنگ در طراحی اتاق کنفرانس و جلسات یکی از فاکتورهای مهم و کم هزینه است. برای انتخاب رنگ مناسب برای اتاق کنفرانس باید هم از نظر روانشناسی هم از نظر سبک به آن توجه کنید، این گونه فکر کنید شما در فضا با چه رنگی می توانید بروی مخاطب تاثیر بیشتری بگذارید تا آرامش و راحتی و همچنین اعتماد آنها را برای همکاری به وجود اورید. در این زمینه بر اساس روانشانسی می توانید رنگ مناسب را انتخاب کنید.
از طرفی رنگ کردن و ایجاد طرح روی دیوار هزینه‌ی کمتری نسبت به روش‌های دیگر دارد و به همین دلیل می توان رنگ را گزینه موثر و کم هزینه در نظر گرفت. به طور مثال برای شرکت‌های استارت اپی و فناوری استفاده از رنگ آبی برای ارامش و طرح‌هایی که نشان دهنده رشد و هوشمندی است که می‌تواند بهترین انتخاب باشد.
کلام آخر: امیدواریم مطالعه‌ی این مطلب دید شما را به طراحی اتاق کنفرانس بازتر کرده باشد تا بتوانید تصمیم بهتری برای طراحی و دکوراسیون فضای شرکت خود بگیرید، شرکت معماری شیپ نیز با توجه به تجربه‌ای که در زمینه طراحی داخلی دارد، می‌تواند شما را یاری کند تا بهترین را برای خود رقم بزنید. با ما در ارتباط باشید تا صمیمانه کارشناسان ما راهنمای شما باشند.
